Privatno arhivsko gradivo

Privatno arhivsko gradivo nastaje djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, osim ako je nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu (članak 29. ZOAGA)

Prema stavku 1. članka 33. ZOAGA imatelji privatnog arhivskog gradiva koji čuvaju to gradivo ili dokumente trajne vrijednosti dužni su:
-obavijestiti nadležni arhiv o posjedovanju gradiva
-čuvati gradivo i poduzimati mjere potrebne za njegovo sigurno čuvanje i zaštitu,
-srediti gradivo i izraditi popis
-dopustiti ovlaštenoj osobi nadležnog državnog arhiva da pregleda gradivo i po potrebi provede sigurnosno snimanje.

Ukoliko imatelj privatnog arhivskog gradiva nije u mogućnosti srediti gradivo i izraditi popis, dužan je dopustiti nadležnom državnom arhivu da to učini o svom trošku (stavak 2. članka 33. ZOAG).

Prema statistikama Trgovačkog suda u Zagrebu polovina stečajnih postupaka dovršava se u fazi prethodnog postupka, a nakon što privremeni stečajni upravitelj utvrdi da dužnik nema dovoljno imovine niti za namirenje troškova postupka. (članak 63. SZ-a). U tom slučaju sud otvara stečaj nad dužnikom, imenuje stečajnog upravitelja i poziva vjerovnike predujmiti iznos dostatan za namirenje troškova prethodnog i stečajnog postupka. Ukoliko stečajni vjerovnici ne predujme iznos potreban za namirenje troškova stečajni se postupak nad dužnikom zaključuje.
Troškovi odabiranja odnosno sređivanja gradiva i izrade popisa predstavljali bi troškove stečajnog postupka iz članka 86. SZ-a.
Kako stečajni dužnik u slučaju iz članka 63. SZ-a nema dovoljno sredstava za namirenje troškova postupka odnosno ukoliko vjerovnici nisu namirili te troškove dužnost će stečajnog upravitelja (u zastupanju dužnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva) biti prijava nadležnom arhivu arhivskog gradiva i poziv arhivu da sredi gradivo i izradi popis o trošku arhiva.
Autor ovog članka je na 42. savjetovanju Hrvatskog arhivističkog društva «Arhivska služba i gospodarski arhivi», Bjelovar 2.-4. listopada 2007.godine izložio upravo ovaj stav, te je arhivska struka izrazila neslaganje. Obrazlažući svoje protivljenje arhivska struka u bitnome tvrdi da funkcija arhiva proizlazi iz načela ZOAGA i definicije arhivskog gradiva propisane odredbom stavka 1. članka 2. tog Zakona, prema kojoj je arhivsko gradivo od interesa za Republiku Hrvatsku, te ima njezinu osobitu zaštitu. Arhivska služba organizirana je kao javna služba, a kao javne ustanove je obavljaju arhivi (članak 39. ZOAGA). Arhivi se brinu o arhivskom gradivu od interesa za Republiku Hrvatsku, te nisu skladišta privatnih isprava.
Stoga je stav arhivske struke da arhivi vode računa isključivo o javnom arhivskom gradivu, a o privatnom samo ako je upisano u Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva.
Odluka arhiva povodom zahtjeva stečajnog dužnika za sređivanjem gradiva i izradom popisa bila bi upravni akt protiv kojeg bi stečajni dužnik imao pravo žalbe Ministarstvu kulture (arg. iz članka 34. ZOAGA).
Stoga će biti odlučno u kojem će pravcu krenuti odgovarajuća upravna praksa.

Čuvanje poslovnih isprava

Zakon o računovodstvu (N.N. 109/07, dalje: ZOR) propisao je u članku 2. krug osoba koje su dužne primjenjivati njegove odredbe. To su prvenstveno poduzetnici. Prema stavka 2. članka 2. ZOR-a poduzetnici su: 1. trgovačka društva i trgovci pojedinci određeni propisima koji uređuju trgovačka društva; 2. poslovne jedinice poduzetnika iz prethodne točke sa sjedištem u stranoj državi ako prema propisima te države ne postoji obveza vođenja poslovnih knjiga i sastavljanja financijskih izvještaja, te poslovne jedinice poduzetnika iz strane države koji su obveznici poreza na dobit. Osim, pojedinačno navedenih odredaba, odredbe ZOR-a dužne su primjenjivati i sve pravne i fizičke osobe koje su obveznici poreza na dobit u skladu sa propisima kojima je uređen taj porez (stavak 3. članka 2. ZOR-a)

Knjigovodstvena isprava je pisani dokument ili elektronički zapis o nastalom poslovnom događaju (stavak 1. članka 5. ZOR-a). Knjigovodstvena isprava odgovara pojmu zapisa ili dokumenta u smislu stavka 1. članka 3. ZOAGA.

ZOR propisuje rokove čuvanja: knjigovodstvenih isprava (članak 7.ZOR-a), poslovnih knjiga (članak 10. ZOR-a) i financijskih izvještaja (članak 15., 16., 17. i 23. ZOR-a).
Knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i financijske izvještaje čuvaju poduzetnici, a financijske izvještaje poduzetnika i Financijska agencija.
Knjigovodstvene isprave se čuvaju:
-trajno: isplatne liste, analitičke evidencije o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi,
-jedanaest godina: isprave na temelju kojih su podaci uneseni u glavnu knjigu,
-sedam godina: isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige

Poslovne knjige se čuvaju:
-jedanaest godina: dnevnik i glavna knjiga
-sedam godina: pomoćne knjige.

Godišnji financijski izvještaji, konsolidirani godišnji financijski izvještaji i revizorska izvješća čuvaju se:
-trajno i u izvorniku.
Financijska agencija računajući od zaprimanja od poduzetnika čuva:
-jedanaest godina: godišnje financijske izvještaje, godišnje izvješće, izvješće revizora i drugu dokumentaciju (stavak 3. članka 23. ZOR-a).

U svrhu vođenja Registra godišnjih financijskih izvještaja Financijska agencija ovlaštena je prikupljati, evidentirati, obrađivati, arhivirati i javno objavljivati godišnje financijske izvještaje i godišnje izvješće poduzetnika, distribuirati podatke iz godišnjih financijskih izvještaja te upravljati bazom podataka i osigurati zaštitu baze podataka i dokumenata koji su pohranjeni u arhivu (stavak 4. članka 23. ZOR-a).
Ako poduzetnik ne čuva knjigovodstvene isprave, poslovne knjige i financijske izvještaje u rokovima i na način propisan ZOR-om, zapriječena mu je novčana kazna za prekršaj u iznosu od 10.000,00 do 100.000,00 kn (članak 32. ZOR-a)

Člankom 102. Zakona o bankama (N.N. 84/02, dalje: ZOB) propisana je obveza banke čuvati knjigovodstvene isprave i druge dokumente na temelju kojih su izvršena knjiženja u njezinim poslovnim knjigama u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu.
Međutim, ZOB propisuje i posebne rokove čuvanja knjigovodstvenih isprava:
-pet godina: nalozi za plaćanje i drugi dokumenti platnog prometa na temelju kojih su evidentirane promjene na računima sudionika platnog prometa, uključujući i dokumente koji se odnose na otvaranje i zatvaranje računa preko kojih se obavlja platni promet;
-deset godina: ostali dokumenti na temelju kojih nastaju ostale promjene, koje nisu obuhvaćene prethodnom alinejom, na imovini, obvezama, uključujući i potencijalne obveze, te kapitalu banke, kao i knjigovodstvene isprave na temelju kojih su podaci o tim poslovnim promjenama unijeti u poslovne knjige banke.
Nepostupanje banke po odredbi članka 102. ZOB-a ima za posljedicu prekršaj za koji se može izreći novčana kazna u iznosu od 500.000,00 do 1.000.000,00 kn.

Obveze imatelja privatnog arhivskog gradiva

Vlasnik privatnog arhivskog gradiva može ga pohraniti, darovati ili prodati državnom arhivu (stavak 1. članka 35. ZOAGA). Državni arhiv ima pravo prvokupa arhivskog gradiva u privatnom vlasništvu, a ako vlasnici privatnog arhivskog gradiva žele prodati arhivsko gradivo, dužni su ga najprije ponuduti nadležnom arhivu na čijem području imaju svoje sjedište odnosno prebivalište (stavak 1. i 2. članka 36. ZOAGA).
Privatno arhivsko gradivo, bez obzira da li je upisano u Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva (čl.32. ZOAGA) ne može se iznijeti iz Republike Hrvatske bez odobrenja koje rješenjem izdaje ministar kulture (stavak 1. članka 38. ZOAGA).

Preuzimanje privatnog arhivskog gradiva

Za razliku od javnopravnih osoba koje su obvezne nakon odabiranja i izlučivanja nadležnom arhivu predati javno arhivsko gradivo (članak 5. Pravilnika o predaji), privatno arhivsko gradivo preuzimaju arhivi na temelju ugovora o darovanju, kuporodaji ili pohrani (članak 16. i članak 17. stavak 2. Pravilnika o predaji). Privatno arhivsko gradivo preuzima se u arhiv i temeljem oporuke (stavak 1. članka 17. Pravilnika o predaji).

Pitanje je da li je nadležni arhiv dužan preuzeti arhivsko gradivo stečajnog dužnika koje u skladu s odredbama ZOAGA, te Pravilnika o vrednovanju, nema tretman javnog arhivskog gradiva.

Neupitno je da za pravne osobe oporuka ne može biti temelj predaje arhivskog gradiva arhivu. U odnosu na dužnika pojedinca posljedica je otvaranja stečaja što pravo na upravljanje i raspolaganje imovinom koja ulazi u stečajnu masu prelazi na stečajnog upravitelja (članak 88. SZ-a) što ima za posljedicu njegovu nemogućnost rapolaganja ispravama koje se odnose na tu stečajnu masu.

Ugovor je suglasna izjava volje ugovornih strana o bitnim elementima ugovora (arg. iz članka 247. Zakona o obveznim odnosima). Stoga je za sklapanje ugovora o darovanju, kuporodaji ili pohrani potreban pristanak druge ugovorne strane, tj. nadležnog arhiva.
Kako osim postupka propisanog Pravilnikom o preuzimanju nema drugih osnova za predaju arhivu privatnog arhivskog gradiva, iz takvog se rješenja propisanog Pravilnikom o predaji može zaključiti da bez suglasnosti arhiva ne bi bilo moguće obvezati arhiv na preuzimanje privatnog arhivskog gradiva.
Arhiv je dužan prema članku 20. Pravilnika o predaji, o odbijanju preuzimanja privatnog arhivskog gradiva ponuđenog na dar ili pohranu obavijesti Hrvatski državni arhiv. Međutim, takva obavijest nema utjecaja na prava imatelja privatnog arhivskog gradiva i obvezu arhiva.

Posljedica očite nedorečenosti propisa o preuzimanju privatnog arhivskog gradiva je lutanje prakse u iznalaženju rješenja.
S jedne strane arhivi očito nisu obvezni primati cjelokupno arhivsko gradivo subjekata nad kojima je otvoren stečaj. Posebice nisu dužni primati privatno arhivsko gradivo koje prethodno nije odabrano i izlučeno te sređeno, popisano, cjelovito, tehnički opremljeno i označeno. Obveza je stečajnih upravitelja voditi računa o arhivskom gradivu stečajnog dužnika. Pravovremenim odabiranjem i izlučivanjem smanjuju se troškovi stečajnog postupka, što je interes vjerovnika a zadaća stečajnog upravitelja.

S druge strane, očiti je javni interes za očuvanjem dijela isprava koje imaju karakter privatnog arhivskog gradiva, nakon što stečajni dužnik prestane postojati. Pojedini propisi nalažu trajno čuvanje privatnog arhivsko gradiva, a ne postoji mehanizam pohrane istog tog gradiva nakon što stečajni dužnik prestane postojati. Posebice je važno barem privremeno pohraniti isprave temeljem kojih zaposlenici stečajnog dužnika i njihovi nasljednici ostvaruju prava.

U praksi nadležni arhivi zahtijevaju od stečajnih upravitelja nalog (zaključak) suda za predaju gradiva arhivu. Stečajni upravitelji posebnim podneskom naznače gradivo za predaju, a onda stečajni sudac donese zaključak kojim stečajnom upravitelju nalaže predaju tog gradiva arhivu.
U pojedinim slučajevima sudac je rješenjem nalagao arhivu ili drugom tijelu državne uprave preuzimanje arhivskog gradiva. U jednom stečajnom postupku koji se vodi pred Trgovačkim sudom u Zagrebu, protiv rješenja stečajnog suca kojim je jedinici lokalne samouprave naložen prijem arhivskog gradiva, jedinica lokalne samouprave izjavila je žalbu (?!) Visokom trgovačkom sudu Republike Hrvatske smatrajući da nije dužno preuzeti arhivsko gradivo stečajnog dužnika nad kojim je zaključen stečajni postupak.
Odluka Visokog trgovačkog suda Republike Hrvatske po toj žalbi svakako će ukazati na pravac kojim će krenuti sudska praksa.