Arhivsko i registraturno gradivo

Trgovci pojedinci, obrtnici, trgovačka društava, te druge pravne osobe, kao i fizičke osobe, stvaratelji su arhivskog i registraturnog gradiva (arg. iz stavka 7. članka 3. Zakona o arhivskom gradivu i arhivama (N.N. 105/97, dalje: ZOAGA).
Arhivsko gradivo predstavljaju zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvornom nosaču na kojem su sačuvani (stavak 1. članka 3. ZOAGA). Zapisi ili dokumenti poglavito su spisi, isprave, pomoćne uredske i poslovne knjige , kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovnice, slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojnočitljivi zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje.
Registraturno gradivo je cjelina zapisa ili dokumenata nastalih ili primljenih djelovanjem i radom pojedine pravne ili fizičke osobe (stavak 4. članka 3. ZOAGA). Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnog gradiva (stavak 3. članka 3. ZOAGA).
Odabiranje arhivskog gradiva je postupak kojim se iz registraturnog gradiva na temelju utvrđenih propisa odabire arhivsko gradivo (stavak 10. članka 3. ZOAGA).

Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (N.N. 90/02, dalje: Pravilnik o vrednovanju) propisan je postupak odabiranja arhivskog gradiva, kao i propisi o mjerilima, načinu vrednovanja, izradi popisa gradiva sa rokovima čuvanja, redovnom provođenju i postupku izlučivanja. Pravilnik se odnosi na sve stvaratelje i imatelje javnog arhivskog gradiva, kao i na imatelje privatnog arhivskog gradiva upisane u Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva (stavak 2. Članka 1. Pravilnika o vrednovanju)

Upisnik vlasnika privatnog arhivskog gradiva vodi Hrvatski državni arhiv (članak 31. ZOAGA).
U Upisnik vlasnika privatnog arhivskog gradiva na dan 7.veljače 2008.godine upisana su 24 subjekata od kojih i tri trgovačka društva. To su Zagrebačka banka d.d., Privredna banka d.d. i T- Mobile Hrvatska d.o.o.
Posljedica upisa subjekta u Upisnik vlasnika privatnog arhivskog gradiva je što arhivsko gradivo nastalo djelovanjem takvog subjekta ima u cijelosti tretman javnog arhivskog gradiva, a vlasnik tog gradiva ima sve obveze propisane imateljima i stvarateljima javnog arhivskog gradiva, osim obveze predaje arhivskog gradiva nadležnom arhivu.
O upisu subjekta u Upisnik javnog arhivskog gradiva donosi se rješenje. Tim se rješenjem, osim deklaratornog dijela kojim se određuje upis subjekta u Upisnik, nalaže subjektu dostava Hrvatskom državnom arhivu popisa i dokumentacije o fondovima i zbirkama koji se nalaze u posjedu u skladu sa člankom 16. Pravilnika o evidencijama u arhivima (N.N. 90/02) te nalaže obveza čuvanja i održavanja u primjerenim uvjetima, zaštita oštećivanja, uništenja ili gubitka arhivskog gradiva te provođenja drugih mjera zaštite u skladu sa ZOAGA.
Protiv rješenja o upisu u Upisnik vlasnika privatnog arhivskog gradiva dopuštena je posebna žalba Ministarstvu kulture Republike Hrvatske.

Javno arhivsko i registraturno gradivo

Prema članku 5. stavak 1. ZOAGA javnim arhivskim ili registaturnim gradivom smatra se gradivo nastalo djelovanjem i radom tijela državne vlasti, tijela jedinica lokalne samouprave i uprave, javnih ustanova i javnih poduzeća, trgovačkih društava koja su nastala iz bivših javnih poduzeća, javnih bilježnika i drugih osoba koje obavljaju javnu službu ili imaju javne ovlasti.
Bivša javna poduzeća osnovana su po posebnim propisima, a u međuvremenu su preoblikovana u trgovačka društva.
INA – INDUSTRIJA NAFTE s potpunom odgovornošću osnovana je kao javno poduzeće i upisana u sudski registar rješenjem od 31.listopada 1990.godine. Temeljem odluke skupštine društva od 26.svibnja 1999.godine rješenjem Trgovačkog suda u Zagrebu od 27.kolovoza 1999.godine INA d.d. upisana je kao trgovačko društvo.
Javno poduzeće NARODNE NOVINE upisano je u sudski registar TSZ rješenjem od 27.veljače 1991.godine, a usklađeno sa ZTD-om i upisano kao dioničko društvo temeljem Zakona o preoblikovanju javnog poduzeća NARODNE NOVINE rješenjem od 22.siječnja 2001.godine.
Javno poduzeće HRVATSKA ELEKTROPRIVREDA s potpunom odgovornošću upisana je u sudski registar rješenjem od 9.kolovoza 1990.godine, a dana 21.prosinca 1994.godine preoblikovano u HRVATSKA ELEKTROPRIVREDA d.d.
Bivše javno poduzeće HRVATSKE ŠUME s p.o. je odlukom Vlade RH od 7.ožujka 2002.godine preoblikovano u trgovačko društvo HRVATSKE ŠUME d.o.o.

«HRVATSKE CESTE» – poduzeće za održavanje, rekonstrukciju i izgradnju cesta u Hrvatskoj, s potpunom odgovornošću upisano je u sudski registar temeljem Zakona o javnim cestama (N.N. 42/90) rješenjem od dana 31.prosinca 1990.godine. U skladu s izjavom o osnivanju od 6. travnja 2001.godine rješenjem Trgovačkog suda u Zagrebu od 13.travnja 2001.godine u sudski registar su upisane HRVATSKE CESTE d.o.o., Zagreb.

Bivše JAVNO VODOPRIVREDNO PODUZEĆE «HRVATSKA VODOPRIVREDA» , p.o. Zagreb, u sudskom je registru Trgovačkog suda u Zagrebu temeljem rješenja od 14.studenog 1996.godine upisano kao ustanova Hrvatske vode, pravna osoba za upravljanje vodama.

Dakle, bez obzira što su u ovom trenutku INA d.d., Zagreb, NARODNE NOVINE d.d. Zagreb, HRVATSKA ELEKTROPRIVREDA d.d. Zagreb, i HRVATSKE ŠUME d.o.o. u sudskom registru upisani kao trgovačka društva, u skladu s člankom 5. stavak 1. ZOAGA cjelokupno arhivsko gradivo nastalo djelovanjem navedenih subjekata prije preoblikovanja u trgovačka društva, gradivo nastalo nakon toga, odnosno gradivo u nastajanju ima karakter javnog arhivskog gradiva. U skladu s istom odredbom ZOAGA cjelokupno arhivsko gradivo nastalo djelovanjem HRVATSKIH CESTA d.o.o. i njegovih pravnih prednika, odnosno ustanove Hrvatske vode i njenih pravnih prednika ima karakter javnog arhivskog gradiva.

Problem predstavljaju subjekti osnovani za obavljanje komunalnih djelatnosti u skladu sa Zakonom o komunalnom gospodarstvu (N.N. 70/97, 128/99, 57/00, 129/00 i 59/01). Ovi su subjekti, često neopravdano, u sudskom registru upisivani kao javna poduzeća. Praksa je hrvatskih arhiva da arhivskom gradivu nastalom djelovanjem subjekata osnovanih za obavljanje javnih djelatnosti i njihovih pravnih prednika, prizna karakter javnog arhivskog gradiva.

Karakter javnog arhivskog gradiva ima i gradivo nastalo do pretvorbe svih privatnih i drugih poduzeća i ustanova.
Takav se zaključak izvodi iz odredbe stavka 1. i 2. članka 69. ZOAGA. Naime, privatna i druga poduzeća i ustanove nastala pretvorbom, koja su do pretvorbe bila društveno, odnosno državno vlasništvo, mogu arhivsko gradivo što su ga preuzela pretvorbom, a potrebno im je u obavljanju njihove osnovne zadaće, zadržati najdulje deset godina nakon isteka kalendarske godine u kojoj je izvršena pretvorba. Takve su pravne osobe svoje registraturno gradivo dužne osigurati od uništenja i oštećenja, te po isteku desetogodišnjeg roka u sređenom stanju i popisano predati nadležnom državnom arhivu. Ukoliko arhiv nije u mogućnosti preuzeti gradivo pravna osoba ga je dužna i nadalje čuvati u sređenom stanju.

Na kraju, tretman javnog arhivskog gradiva ima i privatno arhivsko gradivo nastalo djelovanjem osoba upisanih u Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva (stavak 2. članka 1. Pravilnika o vrednovanju).

Obveze stvaratelja i imatelja javnog registraturnog gradiva

Odabiranje i izlučivanje gradiva

Stvaratelji i imatelji javnog registarturnog gradiva kao i stvaratelji i imatelji privatnog arhivskog gradiva upisani u Upisnik vlasnika i imatelja privatnog arhivskog gradiva dužni su redovito po isteku čuvanja određene vrste gradiva odabirati iz njega arhivsko gradivo, prema uputama i uz odobrenje nadležnog arhiva (članak 11. ZOAGA).
Nakon odabiranja, neodabrano (izlučeno), registraturno gradivo kojemu su protekli rokovi čuvanja, uništava se. Pri uništavanju moraju se poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji bi mogli povrijediti javni poredak ili probitak građana (članak 13. ZOAGA).

Kriteriji vrednovanja arhivskog gradiva, kategorizacija stvaratelja, izrada popisa gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i izlučivanja te način uništavanja izlučenog gradiva propisan je Pravilnikom o vrednovanju.
Izlučivanje je postupak kojim se iz neke cjeline gradiva izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok istekao (članak 2. Pravilnika o vrednovanju).

Popisi gradiva sa rokovima čuvanja utvrđuju se radi provedbe postupka odabiranja i izlučivanja. Izrađuju se tri vrste popisa: opći, granski i posebni. Opće i granske popise gradiva sa rokovima čuvanja donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog Hrvatskog državnog arhiva (stavak 2. članka 9. i 10. Pravilnika o vrednovanju).
Posebne popise s rokovima čuvanja donose stvaratelji gradiva, a nadležni arhiv odobrava posebnim rješenjem (stavak 4. članka 11. Pravilnika o vrednovanju).

Pravilnik o vrednovanju sadržava i orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja (prilog 1.), te orijentacijski popis gradiva trajne vrijednosti (prilog 2.)

1. nakon 50 godina od nastanka mogu se izlučiti:

-personalni listovi (dosjei) zaposlenika s prilozima i podacima (status, kvalifikacije, ugovor o radu, osobne i obiteljske promjene, trajna porezna kartica, radni zadaci, evidencije izdanih zdravstvenih knjižica, zahtjevi za mirovinu)
- predmeti i evidencije o stručnim ispitima, predmeti u vezi sa stručnim obrazovanjem i stipendiranjem
-predmeti o nesrećama na radu.

2.nakon 10 godina od nastanka mogu se izlučiti:

a) na području računovodstva:
- glavna financijska knjiga (kartice)
- dnevnik financijskog knjigovodstva
- obračun poreza na promet nekretnina
b) predmeti i evidencije o zaposlenicima:
- predmeti sudskih sporova sa zaposlenicima nakon donošenja pravomoćne odluke, rješenja ili presude,
- godišnje porezne evidencije (kartice) zaposlenika
- zapisnici o primopredaji dužnosti i poslova među zaposlenicima
c) ostalo:
- zapisnici, rješenja i drugi spisi o radovima, nabavama i uslugama na vlastitim objektima
- građevinski dnevnici radova na vlastitim objektima
- građevinske knjige radova na vlastitim objektima
- konačne situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
- atesti strojeva, opreme, materijala i proizvoda

3. nakon 5 godina od nastanka mogu se izlučiti:

a) na području računovodstva:
- knjiga analitičkog knjigovodstva (kartice)
- knjiga blagajne o dnevnom prometu gotovinom (knjiga kopija)
- analitička evidencija osnovnih sredstava
- dnevnik analitičkog knjigovodstva
- dnevnik materijalnog knjigovodstva
- dnevnik pogonskog knjigovodstva
- ulazni i izlazni računi
- evidencija ulaznih i izlaznih računa
- nalozi za knjiženje (temeljnice)
- nalozi blagajni za isplatu i nalozi za naplatu
- inventurne liste
- knjiga putnih naloga za motorno vozilo
- dokumentacija o osiguranju imovine
- izvještaji banke o kretanju prometa (izvodi)
- rješenja o rashodovanju opreme i inventara
- spisi i druga dokumentacija koja se odnosi na olakšice u plaćanju poreza, carina i drugih poreza i doprinosa
- putni računi (troškovi) za službena putovanja
- blagajnička dokumentacija kao pokriće gotovinskih troškova
- obračuni plaćenih poreza i doprinosa (na dohodak)
- sudske i administrativne zabrane
b) predmeti i evidencije o zaposlenicima:
- ugovori o djelu i autorski ugovori
- predmeti disciplinskih postupaka (nakon dovršenja postupka)
- predmeti što se odnose na prigovore, podneske i žalbe iz radnog odnosa
- prijave za polaganje stručnih ispita i dopisivanje u vezi s tim ispitima
- dokumentacija o raspisivanju i provođenju natječaja za popunjenje svih radnih mjesta osim za ravnatelje/direktore (čuva se trajno)
- predmeti i rješenja o pravo na primanje dječjeg doplatka
c) ostalo:
- ugovori i prepiska u vezi s izdavanjem publikacija
- dopisivanje u vezi s prodajom i zamjenom publikacija
- rukopisi objavljenih napisa za publiciranje
- privremene situacije u građevinarstvu na vlastitim objektima
- spisi u vezi s licitacijama i prikupljanjem pismenih ponuda.

Pravilnikom o vrednovanju okvirno je naznačeno i gradivo koje se čuva tri, dvije i jednu godinu od nastanka.
Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja, kao prilog broj 1. Pravilniku o vrednovanju služi imateljima javnog arhivskog gradiva kao vremenski okvir u kojem valja pristupiti izlučivanju isprava čiji je rok čuvanja istekao.
Prema prilogu 2. Pravilnika o vrednovanju trajne je vrijednosti:

1. opća i organizacijska funkcija:

- dokumenti o osnivanju, konstituiranju, registraciji, udruživanju, diobama, sanaciji, stečaju, likvidaciji, prestanku djelovanja i drugim statusnim promjenama
- dokumenti o unutarnjoj organizaciji i poslovanju (zakonski i podzakonski propisi,statuti, statutarne odluke, pravilnici, poslovnici i sl. kao i dokumenti kojima se uređuje način – njihove primjene, zapisnici sa sjednica upravnih tijela i drugih tijela koja odlučuju o načinu poslovanja i dr.)
- imovinsko-pravni dokumenti o nekretninama u posjedu (građevinska i druga tehnička dokumentacija s nacrtima, kupoprodajni i drugi ugovori, izvodi iz zemljiših knjiga i dr.)
- dokumenti o imenovanjima, izborima i referendumima (ugovori i imenovanjima upravnih tijela i dužnosnika, isprave o priznanjima i zahvalama, raspisi i provođenje izbora, natječaja i referenduma za ravnatelje/direktore, zapisnici istih)

2. upravna, pravosudna, poslovna i samoupravna funkcija:

- zapisnici političkih, upravnih, pravosudnih, poslovnih, samoupravnih, inspekcijskih, stručnih i drugih tijela uprave i poslovanja svih vrsta institucija (poglavito gradivo sjednica)
- odluke, zaključci, zapisnici spomenutih tijela o značajnim pitanjima iz njihove nadležnosti odnosno dokumenti iz upravnog ili sudbenog postupka koji ta tijela vode
- opći pravni i samoupravni dokumenti (statuti, pravilnici i drugi opći i samoupravni akti, samoupravni sporazumi i dr.)
- okružnice, instrukcije, obavijesti i dr.

3. kadrovska:

- planovi radne snage
- zbirna godišnja i periodična izvješća o: zaposlenicima, osobnim dohocima, obrazovanju, obrazovanju i stručnom usavršavanju zaposlenika, pripravnicima, stručnim ispitima, disciplinskim postupcima, zaštiti na radu, nesrećama na radu, odlikovanjima i priznanjima i dr.
- matične knjige zaposlenika

4. financijska i komercijalna funkcija:

- državni proračuni i proračuni jedinica lokalne samouprave
- temeljni financijski izvještaji (završni računi s poslovnim izvještajima)
- zbirni, godišnji financijski planovi i izvještaji svih vrsta
- početne, udružene, likvidacijske i druge bilance te inventurni zaključci
- istraživanja i izvještaji o tržištu
- evidencije o isplatama osobnih dohodaka (osobni kartoni ili isplatne liste)
- obrasci osobnih primanja za mirovinsko osiguranje (M-4)
- ekonomske analize poslovanja
- zbirni godišnji planovi, izvješća i obračuni o prodaji, nabavi, izvozu, uvozu, trgovini opskrbi i dr.
- gradivo o ekonomskoj propagandi i reklami (prospekti, oglasi, plakati, reklame, fotografije, reklamni filmovi i spotovi, istraživački i prodajni katalozi).

Pravilnikom o vrednovanju nabrojani su isprave iz područja: statistike, planiranja i analize; investicija, gradnje i razvoja; informacijske i dokumentacijske funkcije koje se trajno čuvaju.

Predaja gradiva arhivima

Odabrano i sređeno arhivsko gradivo predaje se nadležnom arhivu u roku koji u pravilu nije dulji od 30 godina, s tim da su prije predaje stvaratelji odnosno imatelji dužni obaviti odabiranje i sređivanje gradiva (stavak 1. i 2. članka 14. ZOAGA).

Prema članku 5. Pravilnika o predaji arhivskog gradiva arhivama ( N.N. br. 90/02, dalje: Pravilnik o predaji) stvaratelji i imatelji javnog arhivskog gradiva, kao i pravne i fizičke osobe koje posjeduju javno arhivsko gradivo, obvezne su arhivsko gradivo nakon provedenog odabiranja i izlučivanja predati arhivu u izvorniku, sređeno, tehnički opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.
Ako je to nužno radi zaštite i spašavanja gradiva od oštećenja ili uništenja arhiv će preuzeti gradivo koje nije u izvorniku, odnosno koje nije sređeno, označno, popisano u zaokruženim cjelinama te tehnički opremljeno, s tim da u tom slučaju trošak predaje, sređivanja i izrade popisa snosi imatelj gradiva (stavak 3. članka 15. ZOAGA). Protiv tog rješenja dopuštena je posebna žalba o kojoj odlučuje Ministarstvo kulture (stavak 2. članka 17. ZOAGA).

Pravilnik o predaji definira pojedine pojmove tehničke obrade gradiva prije predaje arhivu.
Sređeno je ono arhivsko gradivo u kojem su pojedinačni zapisi ili osnovne jedinice udruživanja zapisa nastale u procesu poslovanja nalaze u sklopu arhivskog gradiva na mjestu određenom načinom upravljanja spisa te njihova odlaganja (članak 7.Pravilnika o predaji).
Popisano je ono arhivsko gradivo koje nakon odabiranja sadržava podatke: 1. naziv stvaratelja gradiva, 2.vrijeme nastanka gradiva obuhvaćenog popisom, 3.ukupna količina gradiva, 4. Ime i prezime osobe koja je izradila popis i 5. datum popisa (članak 8. Pravilnika o predaji).
Cjelovito je ono arhivsko gradivo koje čini ukupno gradivo nastalo radom javnopravne osobe u vremenskom razdoblju za koje se predaje arhivu (članak 9. Stavak 1. Pravilnika a predaji).
Tehnički opremljenim se smatra arhivsko gradivo kod kojeg su: - osnovne jedinice udruživanja spisa uložene u papirnate ovitke («košuljice»), mape i drugu zaštitnu opremu, te tehničke jedinice (arhivske kutije ili drugu odgovarajuću opremu; - filmske i mikrofilmske vrpce opremljene odgovarajućim kalemima i kutijama: - ostali mediji smješteni u odgovarajuću zaštitnu ambalažu (članak 10. Pravilnika o predaji).
Označenim arhivskim gradivom smatra se gradivo čije tehničke jedinice imaju natpise koji sadržavaju: - naziv javnopravne osobe, a po potrebi i naziv organizacijske jedinice čijim je djelovanjem nastalo arhivsko gradivo, - redni broj tehničke jedinice u popisu, - oznaku jedinice gradiva/ sadržaj, te – vremenski raspon gradiva u tehničkoj jedinici (članak 11. Pravilnika o predaji).

O predaji arhivskog gradiva se sastavlja primopredajni zapisnik koji sadržava podatke propisane člankom 12. Pravilnika o predaji. Zapisnik se izrađuje u pet primjeraka od koji dva zadržava predavatelj, dva arhiv, a jedan se dostavlja Hrvatskom državnom arhivu.

Javno arhivsko i registraturno gradivo, te privatno arhivsko gradivo za koje je utvrđeno da ima svojstvo kulturnog dobra može se u skladu sa Pravilnikom o zaštiti i čuvanju arhivskog i registaturnog gradiva (N.N. 63/04 i 106/07) čuvati i kod fizičkih i pravnih osoba koje nisu osnovane za obavljanje arhivske djelatnosti, odnosno nisu upisane u Upisnik arhiva u Republici Hrvatskoj. Prema članku 11. stavak 4. tog Pravilnika utvrđivanje postojanja uvjeta za čuvanje javnog arhivskog gradiva kategoriziranih stvaratelja i imatelja, kao i gradiva privatnih imatelja koji su upisani u upisnik vlasnika arhivskog gradiva Republike Hrvatske u privatnom vlasništvu, koje je smješteno izvan prostora stvaratelja, odnosno imatelja tog gradiva, provodi Hrvatski državni arhiv.
Dopusnicom 5.studenog 2007.godine Hrvatski državni arhiv je ovlastio Financijsku agenciju za čuvanje arhivskog gradiva kategoriziranih stvaratelja, odnosno arhivskog gradiva koje se smatra kulturnim dobrom.

Stečaj javnopravne osobe

Pravilnik o predaji sadržava kontradiktornu i nejasnu odredbu o predaji gradiva u slučaju stečaja ili likvidacije. Konkretna je odredba temelj nesnalaženja i jedan od razloga prijepora između arhiva i stečajnih dužnika.
Prema članku 15. Pravilnika o predaji odredbe tog Pravilnika se odnose i na slučajeve stečaja ili likvidacije javnopravne osobe kada nije poznat ili ne postoji pravni sljednik. Nadalje, istom se odredbom propisuje da pravna osoba koja provodi stečaj odnosno izvodi statusnu promjenu javnopravne osobe mora prije početka postupka o tome obavijestiti nadležni arhiv i pobrinuti se za odabiranje i predaju arhivskog gradiva arhivu.
Pravilnik o predaji definirao je javnopravnu osobu kao stvaratelja i imatelja javnog arhivskog gradiva (članak 5. Pravilnika o predaji).
Imatelji su javnog arhivskog gradiva, u određenim naprijed izloženim slučajevima i veliki broj subjekata koji prema odredbi članka 5. ZOAGA nisu stvaratelji javnog arhivskog i registraturnog gradiva. Međutim, primjenom kriterija iz članka 5. Pravilnika o predaji (imatelji javnog arhivskog gradiva) sva su ta trgovačka društva javnopravne osobe, sa obvezama koje proizlaze iz Pravilnika o predaji, kako za arhiv, tako i za takvu pravnu osobu. Iz toga se nameće zaključak da je nadležni arhiv dužan primiti ne samo javno arhivsko gradivo koje je u posjedu te osobe, nego, njeno odabrano cjelokupno arhivsko gradivo, dakle i privatno arhivsko gradivo.

U prilog zaključku da je nadležni arhiv dužan primiti odabrano cjelokupno (javno i privatno) arhivsko gradivo svih imatelja javnog arhivskog gradiva služi i okolnost da pravna osoba nad kojom je zaključen stečaj nema pravnog sljednika. To je jedna od posljedica stečaja. U tom pravcu je i odredba članka 32. ZOAGA prema kojoj se na stvaratelje i imatelje privatnog arhivskog gradiva na odgovarajući način primjenjuju odredbe tog Zakona o javnom arhivskom gradivu.

S druge strane, u prilog zaključku da namjera Zakonodavca nije bila takva ukazuje i očita nelogičnost citirane odredbe. Ne postoji pravna osoba koja provodi stečaj, jer stečaj isključivo provodi mjesno nadležan trgovački sud. Nadalje, Pravilnik o vrednovanju u svom članku 1. stavak 2. precizno određuje krug osoba na koje se primjenjuju njegove odredbe. Teško bi bilo donijeti zaključak o primjeni tog Pravilnika na cjelokupno arhivsko gradivo imatelja privatnog arhivskog gradiva. Postupak odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva prethodi postupku predaje gradiva arhivu, te da je Zakonodavac imao namjeru propisati obvezu predaje arhivu cjelokupnog arhivskog gradiva imatelja javnog arhivskog gradiva za očekivati je da bi takvu obvezu propisao Pravilnikom o vrednovanju.
Arhivima je pravni temelj odbijanja nekritičkog preuzimanja cjelokupnog arhivskog gradiva odredba stavka 2. članka 4. Pravilnika o vrednovanju. Naime, prema stavku 1. članka 6. istoga Pravilnika kategorizaciju stvaratelja gradiva utvrđuje Hrvatsko arhivsko vijeća na prijedlog državnih arhiva na području njihovih nadležnosti. Kategorizacija je opet osnova nadzorne i akvizicijske politike, a provodi se za stvaratelje javnog i privatnog gradiva (stavak 2. članka 4. Pravilnika o vrednovanju).
Na kraju, Pravilnik o predaji sadržava posebnu glavu III kojom regulira uvjete i postupak predaje isključivo privatnog arhivskog gradiva.